1. Informes comparatius amb l'exercici anterior

Dins de la bateria d'informes de comptabilitat s'ha afegit una opció que són els comparatius. Ara més que mai entenem que és una eina imprescindible poder mirar endarrere i poder extreure dades que ens permetin un bon anàlisi de la situació actual. I la primera opció dins d'aquest submenú és l'informe comparatiu amb l'exercici anterior.

En aquest nou informe presentem les dades d'explotació –ingressos i despeses– del exercici en curs i de l'anterior, mostrant la diferència en valor i percentualment.

També notareu que al costat de cada columna se n'ha afegit una altra que ens ensenya el tant per cent sobre les vendes ("% s/I").

2. Informes comparatius amb varis exercicis

En la mateixa línia del comparatiu amb l'exercici anterior presentem també aquest altre informe que va una mica més enllà i ens permet fer l'evolutiu de l'explotació, però de varis períodes endarrere. Amb la idea clara que per saber on som ens cal saber d'on venim.

Podem escollir quants exercicis volem visualitzar en línia, però cal tenir en compte que en l'opció per pantalla o per impressora el màxim serà de cinc anys per raons òbvies d'espai, no obstant podrem arribar a demanar veure deu anys consecutius sempre que s'esculli l'opció de l'Excel. Tresorwin limitarà sempre el número d'anys anteriors als que hi hagi disponibles.

Al fer aquest informe comparatiu de varis anys anteriors, ens hem trobat que se'ns pot presentar la situació de comparar comptabilitats amb diferents plans comptables (anteriors i posteriors al Canvi del PGC de 2007), i en aquest cas intentem fer les conversions automàtiques pertinents.

3. Traspàs de previsions a l'exercici següent

A partir d'aquesta Edició 2011 del Tresorwin s'ha creat un opció única per fer els traspassos entre un exercici i el seu precedent un cop fet el pre-tancament i fins que no realitzem la regularització i tancament definitius.

Pel que fa a les previsions de cobrament i pagament, s'observa que hi ha una opció on podem senyalar que volem actualitzar les previsions, i aleshores ens deixa acotar un rang de dates de previsions pendents a tenir en compte per fer el traspàs. Això ens servirà per si volem, per exemple, eliminar les previsions de 2009 i/o anteriors a la data li diriem "des de 01/01/2010" i així el 2011 ja ens quedaria net de les previsions d'exercicis d'anys anteriors que anéssim arrossegant.

Igualment aquest procés de traspàs el podrem executar tantes vegades com desitgem, i en cada ocasió traspassarem a l'exercici següent les noves previsions que s'hagin generat, les que haguem saldat i/o eliminat també quedaran saldades i/o eliminades a l'exercici següent.

Amb aquestes opcions, l'enllaç a nivell de previsions entre els exercicis comptables consecutius ja no serà un obstacle i l'usuari tindrà un millor control.

4. Traspàs d'estocs, ofertes, comandes i albarans a l'exercici següent

Aquesta nova opció també ens permetrà decidir dels documents de gestió tals com les ofertes, comandes i albarans, tant de compra com de venda, quins volem traspassar al nou exercici.

Al igual que passava en el cas anterior, l'usuari podrà decidir per cada tipus de document entre quines dates volen que siguin traspassats (deixant els de fora del interval al marge i per tant ja no traspassats al nou exercici).

També els canvis que s'hagin produït a nivell de moviment de l'estoc quedaran reflectits al nou any amb la opció que ens permet actualitzar els saldos inicials dels productes.

Més enllà de fer-nos més fàcil el poder arrossegar documents d'un any a l'altre, aquesta opció ens permetrà poder afegir un document un cop fet el pre-tancament que posteriorment traspassarem i podrem utilitzar-lo a l'exercici següent.

5. Altes d'auxiliars un cop fet el pre-tancament

Ja a partir de la Edició 2011 del Tresorwin, s'ha fet un avanç important en el control de les altes de les fitxes dels auxiliars un cop fet el pre-tancament. Si fins ara ens veiem obligats quan volíem obrir un nou auxiliar (client, proveïdor,...) a mirar en ambdues comptabilitats –l'exercici en curs i l'anterior– que el codi a ocupar estigués lliure i tenir cura de repetir l'alta en els dos anys, ara ja serà el propi Tresorwin qui s'encarregarà de dur aquest control i fer aquesta tasca.

Si donem d'alta una nova fitxa d'auxiliar en el exercici pre-tancat (per exemple un client en el 2010), el programa en primer lloc mirarà que aquest codi no estigui essent usat en l'exercici següent, en cas d'estar-ho no ens deixarà fer l'alta amb aquest número i ens traurà el següent missatge d'avís:

Si aquest codi també està lliure a l'exercici següent, quan fem l'alta se'ns replicarà en el exercici següent, de manera que per exemple el nou client quedarà donat d'alta al 2010 i al 2011 simultàniament i amb la mateixa codificació.

6. Escollir informació bancària en la factura

Aquesta funció ens permet escollir de les formes de pagament/cobrament que hi ha al programa, indicar si volem en cadascuna d'elles que en la factura s'ensenyi les dades bancàries del emissor de la factura, és a dir la vostra, o si voleu que es mostri la compta del client. (podeu accedir-hi per auxiliars/llista d'auxiliars/formes de pagament (PAGFORM)).

Això ens permetrà, normalment, escollir que en la forma de pagament "transferència" surtin impreses les dades bancàries de la entitat nostra on volem que ens facin l'ingrés. Que quan escollim la forma de "domiciliació bancària" surtin les dades del banc del client on els hi girarem el rebut. O en altres formes com "enviar xec" no surti cap dada bancària.

7. Informes d'estocs: valorats per FIFO o per preu de compra

En aquesta versió, quan s'accedeix al informe dels estocs, veurem que hi ha dues formes de valorar-los: FIFO o per preu de compra.

La valoració FIFO (First In First Out), és la correcta oficialment, però per a poder-la realitzar, Tresorwin necessita que s'hagin introduït també les compres per saber-ne el preu de compra dels materials, i si ens manca aquesta informació aleshores surt el rètol "Falten Dades".

Per aquells que no feu servir l'apartat de les compres, us oferim la possibilitat de continuar obtenint la valoració de l'estoc a partir del preu de compra, dada que el programa obtindrà de la fitxa del producte en la casella de "preu compra".

8. Informe d'estocs: filtres per famílies i per data

Ara podem obtenir les dades de l'informe dels estocs podent filtrar per una família determinada d'articles, és a dir acotant que només surtin els articles que en al seva fitxa tenen informat que pertanyen a una determinada família de productes.

Igualment, també s'ha afegit el filtre de la data, que ens permet obtenir la informació de l'estoc que hi havia en un dia determinat, encara que tinguem informació (factures i/o albarans) amb dates posteriors que seran omeses.

9. Informes d'estocs: impressió en format Excel

Ara teniu la possibilitat de poder obtenir l'informe dels estocs en format de fulla de càlcul (seleccionant "enviar a Excel") per a una millor manipulació de les dades i/o enviament per correu electrònic.

10. Nova finestra de consulta de les previsions

Hem fet un canvi molt significatiu en la pestanya de previsions, refent la finestra que s'obre per consultar les dades de l'interior de la cel·la (botó dret o barra del espai). Aquests no només són canvis estètics, sinó que a més tenen una transcendència en quant al funcionament.

D'entrada aquesta nova finestra és dimensionable, això vol dir que l'usuari la pot fer tan gran com vulgui, estirant per la cantonada.

Igualment, la informació que s'hi mostra pot ser ordenada segons el criteri que es vulgui, només punxant sobre el títol de la columna (amb un doble click invertirem l'ordenació entre ascendent i descendent).

Finalment, també s'hi ha afegit el botó del filtre (icona del embut) que ens permet establir uns criteris molt més exactes per a localitzar una previsió en concret.

11. Impressió massiva de rebuts

S'ha afegit la possibilitat d'imprimir massivament un rang de rebuts, sempre i quan les previsions corresponents hagin estat generades des de la facturació. Això vol dir que amb aquesta simple opció podrem escollir tots els rebuts que volem imprimir que estiguin dins del rang d'unes determinades dates o els rebuts generats des d'una factura en concret fins una altre.

A més, podrem acotar encara més els rebuts que volem imprimir poden seleccionar que només tingui en compte els d'una sola entitat bancària (o caixa en efectiu) i/o d'una determinada forma de pagament.

12. A facturació, poder limitar el número de caràcters per línea en l'edició dels documents (factures, albarans, comandes i ofertes)

Donat la flexibilitat de disseny de documents que permet Tresorwin, sovint quan estem escrivint text en un document, ja sigui factura, albarà, comanda o oferta, l'usuari no sabia fins on podia escriure, és a dir on estava el "tope" que després realment sortiria imprès en el document. Doncs aquest assumpte queda resolt amb la nova versió que permetrà al usuari ajustar en cada cas (empresa) i per cada document, el número de línies que vol que el programa li deixi escriure quan està editant una factura, albarà…

Aquesta operació es realitzarà a través de la eina externa "Impfact.exe" la qual un cop executada i escollida la empresa que volem, ens sortirà una graella on en les darreres línies veureu la referència a cadascun dels documents i per a cadascun d'ells podrem assignar-li un número determinat de caràcters (d'acord amb la impressió física del document). En l'exemple estem limitant la edició a 74 caràcters per línea.

13. Asteriscs en dades bancàries en impressió de factura

Per augmentar la seguretat ens les factures que enviem als nostres clients, hem incorporat la possibilitat que les dades bancàries del client a l'hora d'imprimir-se en la factura, no surti tot la compta completa i una part quedi oculta sota asteriscos (deixem els darrers dígits per tal que el client que rep la factura identifiqui que és el seu número de compta).

Aquesta opció la podem opció la podem activar o desactivar anat al menú de comptabilitat "Arxiu/configuració/De la empresa", tal i com es mostra en la imatge (sense marcar ocultarà la CCC del client parcialment en factura):

Quedant en les factures de la següent forma:

14. Botons per validar i cancel·lar previsions més separats

Quan després d'acabar la entrada d'un assentament o de fer una factura ens apareix la finestra per anotar la previsió de cobrament o pagament d'aquesta, hem separat els botons que serveixen per a validar aquesta previsió i per a anul·lar-la (és a dir no desar-la), ja que fins ara estaven l'un al costat de l'altre i sovint podia conduir al error humà en la mecanització.

15. Correccions de correccions

En la versió del 2011 del Tresorwin hi ha una novetat molt destacable, que supera un dels inconvenients en l'ús de la comunicació de dades entre el professional i el seu client mitjançant les trameses de dades, en comptes de les còpies de seguretat.

Es tracta ni més ni menys de la possibilitat que té el professional, de poder corregir de nou o eliminar un assentament que prèviament ja havia corregit i enviat al seu client. Fins abans d'aquesta versió quan l'assessor corregia un assentament o en feia un de nou, un cop l'enviava al seu client empresa, també per a ell quedava aquesta captura bloquejada i ja no podia mai més ni corregir-la ni eliminar-la. Aquesta situació provocava que si un assessor es veia en la necessitat de corregir un assentament ja enviat al seu client empresa (marcat amb el sobre amb la línea vermella sota) no ho podia fer.

Ara amb la Edició del 2011, el professional pot tornar a corregir un assentament tantes vegades como vulgui, sense cap impediment, i sempre que enviï de nou una tramesa de correccions al seu client, aquest al incorporar-la se li actualitzarà l'assentament conforme la última modificació que hagi fet el professional.

16. Analítica y previsions en les correccions

Íntimament relacionada amb la millora anterior, us presentem aquesta. Amb aquesta nova prestació, un cop més, potenciem l'ús de la comunicació entre empresa i assessor pel canal de les trameses de dades, doncs superem de nou una barrera que podia dificultar l'ús d'aquest sistema: Les previsions i l'analítica.

Ara quan l'assessor, des de la seva versió, modifiqui un assentament o en generi un de nou, si aquest hi porta vinculat una previsió de pagament/cobrament o una imputació analítica, Tresorwin les tindrà en compte per quan s'enviïn les correccions al client amb tota la informació.

Si corregim un assentament amb una previsió i la previsió se'ns altera (canvi d'import total per exemple) o en fem un de nou que generi una nova previsió. En enviar-la al nostre client, també se li canviarà la previsió conforme a la nostra entrada o li apareixerà la nova previsió relativa a la captura que haguem fet des de la versió assessor.

Pel que fa a la analítica, igualment si corregim un apunt del nostre client que té imputació analítica (o sigui que usa comptes del grups 6 o 7) aleshores a la versió assessor també s'obrirà la finestra relativa a l'analítica. En aquest cas l'assessor pot fer-ne la distribució segons les variables de l'analítica, si la coneix, o senzillament deixar-la a zero, de manera que quan el client rep la tramesa de correccions també hi viatja l'analítica (ja sigui per modificar una entrada existent o per crear-ne una de nova), i en aquest cas, l'usuari de l'empresa una vegada rebuda la tramesa pot anar a veure les imputacions analítiques per completar-ne la tasca (assignar-les a les variables que corresponguin).

Per descomptat si l'assessor fa un nou assentament, quan envia les correccions no només hi va el registre comptable, sinó que l'empresa en rebre-ho també incorporarà la corresponent anotació analítica.

Aquesta millora juntament amb l'anterior, fa que Tresorwin superi definitivament els darrers obstacles que frenaven en alguns casos l'ús de les trameses de dades entre el despatx del professional i les seves empreses. Amb aquestes novetats les avantatges del sistema de trameses enfront del tradicional i obsolet sistema de còpies de seguretat són múltiples: no aturem al client, podem seguir treballant en paral·lel, tenim la certesa que l'empresa no ens modificarà les dades un cop ens les ha enviades (és a dir fiabilitat de la informació rebuda i enviada)

Des de Tresor, S.L. recomanem als nostres despatxos, assessors, gestors,... que si encara funcionen amb el tradicional sistema de comunicació a través de còpia de seguretat, facin el salt endavant i canviïn a les trameses de dades.

Si necessiteu resoldre dubtes sobre el funcionament d'aquesta dinàmica no dubteu en dir-nos-ho al servei tècnic de Tresor, S.L. i amb molt de gust us explicarem amb tot luxe de detalls els mecanismes d'aquest sistema, ara si, molt més eficaç!

17. Previsió d'Explotació

Enguany hem creat una nova prestació per ajudar i facilitar la tasca dels nostres despatxos de professionals, amb la clara idea de proporcionar més dades a l'hora de fer un millor anàlisi de les seves empreses i poder prestar un millor servei als vostres clients.

Es tracta d'una nova eina que trobareu només en la versió "assessor" al menú de "professional", anomenat "previsions d'explotació".

Us apareixerà una nova finestra on podreu informar d'una en una, a totes les comptes d'explotació el valor que s'estima hauria de ser previst per l'exercici en curs. Tal i com mostrem en la següent imatge:

De manera que d'una ràpida ullada ja podreu veure la diferència entre l'exercici en curs, la previsió i també la diferència entre les comptabilitats dels dos anys.

A banda de la informació que podeu veure per pantalla, també hi ha associats uns informes. Un d'ells ens permet acotar la comparativa en un determinat interval de dates, per exemple de gener a març (primer trimestre) o bé per mesos.